Conditions de vente
Article 1 : application des conditions générales de ventes (cgv)
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de réunions et fournies par le Domaine Lyon Saint Joseph. Ces Conditions Générales de Vente sont adressées au Client en même temps que le devis, pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions.
Article 2 : Confirmation de réservation
Afin de confirmer sa réservation, le Client doit retourner au Domaine Lyon Saint Joseph (DLSJ) un exemplaire du devis dûment daté et signé par lui, revêtus de la mention « bon pour accord » et de son cachet avant la fin de la date d’option. La signature du devis vaut acceptation sans réserve des CGV.
Ce document devra obligatoirement être accompagné du paiement des arrhes visé à l’application de l’article 9 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. A défaut de versement d’arrhes, le DLSJ ne confirme pas la réservation et ne garantit pas la disponibilité des espaces/chambres réservés.
Article 3 : Organisation de la réservation
3.1 / Chambres
Le Client doit adresser par écrit (fax, courrier ou courriel) au DLSJ la liste nominative des participants à la réunion et leur répartition par chambre au plus tard 15 jours ouvrés avant la date d’arrivée prévue. Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 16h30 le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 9h le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.
3.2 / Couverts
Le Client doit confirmer son choix de formule (menu, buffet, cocktail…) et son choix de menu unique au plus tard 14 jours ouvrables avant la date de la manifestation. Au-delà, le DLSJ imposera un choix dans la catégorie retenue par le Client (il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix).
Entre J-30 et J, la réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes conditions.
3.3 / No-shows
Les « no-shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client sur la base de la totalité du séjour.
3.4 / Mise à disposition des espaces
Le Client devra informer le DLSJ avant la date de l’évènement de modifications sensibles du nombre de participants à la manifestation.
En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur ou supérieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement et sous réserve de disponibilité.
3.5 / Modification du nombre de participants
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espace loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception de la signature du devis actualisé.
Article 4 : Modification des prestations
Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit au Domaine Lyon Saint Joseph.
Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le Client.
Article 5 : Annulation
La facturation étant faite sur la base des prestations commandées, et calculée sur le montant de la totalité du séjour, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulation ci-après. Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit au DLSJ.
5.1 / Annulation totale
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale. Pour une annulation intervenant avant J-60, les arrhes versées seront conservées pour une durée de 6 mois à compter de la date d’annulation pour une prochaine réservation. En l’absence de la réalisation de cette manifestation pendant ce délai, ces arrhes seront facturées intégralement en frais d’annulation tardive. En l’absence de versement d’arrhes par le client, le montant des frais d’annulation s’élèvera au montant des arrhes ayant dû être perçus par le DLSJ. Cette nouvelle réservation ne pourra être ni annulée, ni repoussée au-delà du délai prévu initialement.
Annulation à J-60 de l’arrivée du groupe = aucune pénalité
En cas d’annulation totale moins de 60 jours* avant la date de la manifestation, le DLSJ conservera à titre de pénalité ou facturera le Client comme indiqué ci-après :
de 59 à 30 jours* avant la date de la manifestation : 30% du montant TTC des prestations réservées.
de 29 à 15 jours * avant la date de la manifestation : 60% du montant TTC des prestations réservées.
de 14 à 7 jours * avant la date de la manifestation : 90% du montant TTC des prestations réservées.
moins de 6 jours* avant la date de la manifestation : 100% du montant TTC des prestations réservées.
*Jours ouvrés (hors samedis et dimanches)
En cas d’annulation d’une réservation de groupe dont le règlement doit être effectué individuellement par les Clients, les frais d’annulation sont dus par l’entité ayant effectué la réservation dans les conditions précitées.
5.2 / Annulation partielle
L'annulation totale ou à hauteur de plus de 50% de la prestation hébergement ne garantit pas le maintien des prestations restauration, journée d'étude ou banquet.
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée du séjour, du nombre de personnes et/ou des prestations commandées. Toute annulation partielle engendrera des pénalités calculées ainsi :
Entre J-60 et J-15 : tolérance pour une baisse de couverts et/ou chambres de 15%.
Entre J-14 et J : les pénalités sont fixées à 100% du total des prestations annulées.
En cas d’annulation d’une réservation de groupe, dont le règlement doit être effectué individuellement par les Clients, les frais d’annulation sont dus dans les conditions précitées.
5.3 / Révision des conditions
Les conditions d’annulation ci-dessus pourront être modulées en fonction des impératifs d’exploitation de l’établissement et du caractère exceptionnel ou complexe de la manifestation. Toute demande d’annulation totale ou partielle doit être signifiée par écrit au DLSJ.
Article 6 : Délogement
En cas de non disponibilité de l’établissement, ou en cas de force majeure, le Domaine Lyon Saint Joseph se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un lieu de catégorie semblable ou supérieure. Les frais inhérents au transfert restent à la charge de l’établissement qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.
Le DLSJ se réserve le droit de modifier l’attribution des salles sous réserve de mise à disposition de locaux similaires à tarif équivalent.
Article 7 : Prix
Les tarifs figurant sur le devis sont donnés et fixés selon les conditions particulières stipulées au devis. Les tarifs peuvent être modifiés en cas de changement législatif et/ou règlementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
Article 8 : Heures Supplémentaires
La période de location des espaces restauration se décompose comme suit :
le petit déjeuner de 7h à 9h, jusqu’à 10h00 le weekend et jour férié.
formule cocktail apéritif : de 12h à 14h et de 19h à 21h30
formules repas assis ou cocktail : de 12h à 15h et de 19h30 à 23h30
Le Client s’engage à libérer totalement la salle aux horaires indiqués ci-dessus. Au-delà, le Client sera facturé à hauteur de 50,00€ TTC par heure au titre des heures supplémentaires (coût horaire par serveur) indiquées dans la carte du restaurant. Il est compté 1 maître d’hôtel pour 30 convives.
Article 9 : Modalité de Règlement
9.1 / Arrhes
Des arrhes d’un montant de 70% (sauf dispositions différentes prévues au devis) calculé sur le total TTC de la manifestation doivent être versées au moment de la confirmation de la réservation par chèque ou par virement bancaire. Ce montant d’arrhes peut être porté à 100% en fonction des impératifs de l’exploitation, des spécificités de la manifestation ou de circonstances exceptionnelles telles qu’évènements internationaux, foires, expositions, etc. Les règlements s’effectueront par chèque ou par virement bancaire.
9.2 / Délai de paiement
Le montant de ce ou ces arrhes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation. Sauf disposition contraire prévue au devis, les factures du solde sont payables au plus tard dans les 30 jours de la date de la facture par chèque ou par virement bancaire. En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit au DLSJ le motif de la contestation. Il est ici rappelé que les sommes payées d’avance ne seront pas productives d’intérêts. De même, un règlement anticipé ne pourra bénéficier d’escompte.
Les frais bancaires liés aux règlements des factures et acomptes sont à la charge du Client.
9.3 / Règlement individuel
Le règlement des extras (téléphone, bar, etc.) et autres prestations réclamées individuellement à l’un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la Réception du DLSJ avant leur départ (paiement individuel). A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extras, repas, …), la facture sera adressée à l’entité ayant effectué la réservation qui s’engage à la régler au plus tard dans les 30 jours date de facture.
9.4 / Moyens de paiement
Seuls les virements bancaires ou à défaut les chèques bancaires émis sur un établissement bancaire établi en France sont acceptés pour le règlement des factures et arrhes.
Les frais bancaires liés aux règlements des factures et arrhes sont à la charge du Client.
Il est rappelé que les effets de commerce et chèques étrangers ne seront pas acceptés comme moyens de paiement.
9.5 / Défaut de règlement
A défaut de paiement à l’échéance contractuelle, des pénalités de retard seront exigibles au taux de 15% l’an à réception d’une mise en demeure. Par ailleurs, une pénalité forfaitaire égale à 15% des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux.
Article 10 : Reportage Photographique
Le Client est prié d’informer au préalable le DLSJ de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avèreraient nécessaires.
Article 11 : Ventes Ambulantes
En accord avec la Mairie, le DLSJ interdit la vente ambulante dans son enceinte.
Article 12 : Expositions, Foires, Affichage et Décorations
Toute installation effectuée par le Client devra être conforme aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur et devront être soumises à l’approbation préalable de la commission de sécurité. Tout projet de décoration, d’affichage ou d’implantation de stand dans l’enceinte de la propriété devra être soumis au DLSJ sous peine de se voir refuser l’autorisation d’exposer. Le Client organisateur de salon ou de foire doit fournir au DLSJ, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, l’autorisation préfectorale nécessaire à une telle manifestation commerciale (Décret 88-598 du 07/05/1988). Le Client s’engage à remettre en état originel, et à ses frais, les lieux occupés.
Le Client s’engage à ôter tout affichage ayant été installé à l’intérieur et aux abords du Domaine.
Article 13 : Prestations Extérieures
La responsabilité du DLSJ ne pourra en aucun cas être engagée pour quelques dommages que ce soit, notamment suite à un sinistre intervenu lors d’une prestation extérieure (activité, soirée, repas…) ayant fait l’objet d’une réservation du DLSJ ou du Client. Le prestataire reste unique responsable de la bonne exécution de sa prestation.
Article 14 : Assurances, Détérioration, Casse, Vol
Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants. Il fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages - Responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Il est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité du DLSJ ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits biens.
Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux et/ou du matériel mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état. En aucun cas le DLSJ ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation.
Il est rappelé que les enfants qui pourraient participer à la manifestation sont placés sous la seule responsabilité des parents et/ou du Client.
Article 15 : Recommandations
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice au DLSJ. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements du DLSJ. Il veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité du DLSJ ainsi que des personnes qui s’y trouvent, celui-ci se réservant le droit d’intervenir si nécessaire aux frais du Client.
L’interdiction générale de fumer au sein du DLSJ est applicable depuis le 2 janvier 2008 dans tous les lieux publics, à savoir tout l’établissement, restaurants et chambres inclus. Le Client s’engage donc à rappeler aux participants les dispositions ci-dessus.
Article 16 : Force Majeure
Les obligations contenues au présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tels que notamment : acte de puissance publique, hostilité, guerre, fait du Prince, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grève sans préavis (etc.). Les parties devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure ; la partie désirant invoquer un événement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.
Article 17 : Banquets/Denrées emportées
Si le Client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon facturé 18,00€ par bouteille de 75cl (champagne, crémant, vin pétillant) et 15,00€ par bouteille pour toute bouteille de vin.
Il est également impossible pour le client d’emporter à l’issue de la manifestation des denrées non consommées sur place.
Article 19 : Réclamations et litiges
Toute contestation et réclamation ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées au DLSJ dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation.
Le Client déclare avoir pris connaissance et approuvé les conditions générales et particulières objets des présentes. Tout litige non réglé à l’amiable sera porté devant le tribunal compétent.